5´S Herramientas de gestión interna

Quería comenzar por una de las herramientas que, en mi opinión, es, o debería ser, la herramienta básica por excelencia. Una herramienta tan obvia que muchas veces se olvida y se da por hecho su utilización y no os podéis hacer a la idea de la cantidad de beneficios que aporta.

Me refiero a la herramienta de las "5´S". Os hago una breve introducción de la información que he ido recopilando y después paso a exponer mi experiencia con ella ya que la he utilizado y la sigo utilizando día a día.

Esta herramienta es de origen japonés y se denomina así por el nombre (en japonés) de las 5 etapas de las que consta. (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke que quieren decir, respectivamente, Separar, Situar, Suprimir, Señalizar y Seguir). Nació en la empresa Toyota allá por 1960.

A continuación voy a definir de manera breve cada una de las etapas de las que consta este proceso:

Seiri (Separar)

Consiste básicamente en identificar todos aquellos elementos que son necesarios de los que no. Retirando estos últimos (tirándolos, vendiéndolos, guardándolos en otro lugar...) y dejando solamente aquello que es necesario para el puesto (o zona) de trabajo.

Seiton (Orden, Situar)

Una vez hemos separado todo aquello que no necesitamos y nos hemos quedado con lo que sí, vamos a darle un lugar apropiado a esto último. Para ello identificaremos los elementos por frecuencia de uso y los situaremos lo más accesible posible. Una opción muy recomendable es marcar o señalar donde va cada objeto y si es posible, etiquetar la zona con el objeto/herramienta que va ahí.

Seiso (Suprimir)

Ahora vamos a limpiar la zona de aquello que no queremos o no necesitamos. Y muy importante, buscar la manera de que ese "elemento innecesario" no vuelva a "molestar" en el puesto (o zona) de trabajo. 

Para ello vamos a identificar las fuentes de "suciedad" y realizar las acciones necesaria para que no vuelvan a aparecer.

Seiketsu (Señalizar)

En esta etapa se crea una estandarización mediante normas sencillas y visibles para todos. 

Para ello:

• Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e «identificación de zonas».
• Favorecer una gestión visual.
• Estandarizar los métodos operatorios.
• Formar al personal en los estándares.

Shitsuke (Seguir)

Para concluir y hacer efectivo todos y cada uno de los procesos que hemos visto anteriormente, queda lo más difícil de conseguir... mantener todo esto en el tiempo. Parece lo más sencillo pero sin embargo es lo más costoso de todo. Lo difícil no es llegar... si no mantenerse.

Experiencia personal

Y ahora paso a comentar mi experiencia personal con esta herramienta.

Hace ya un año y algo decidí tomar cartas en el asunto en el lugar de trabajo donde estoy actualmente. Tengo la suerte de estar en una empresa que constantemente nos forman o por lo menos nos dan la opción de hacerlo.

Me puse manos a la obra, pedí permiso para efectuar cambios y me los dieron.

Tenemos en el almacén, como en todos los almacenes, varias zonas de trabajo, cada una con una finalidad distinta. Y aquí os dejo el primer consejo que detecté... NO TRATÉIS DE ATACAR A TODAS LAS ZONAS AL MISMO TIEMPO. Como dice el "Cholo" partido a partido.

Me ayudé de otra herramienta que para mi es fundamental. El diagrama de Gantt, que hablaremos de ella en otra entrada.

Planifiqué cuidadosamente las zonas sobre las que iba a trabajar y puse en aviso al resto de turno (ya que son 3 turnos los que trabajamos allí). Y fui una por una trabajando sobre ellas.

Primero identifiqué la zona de trabajo, las herramientas y objetos que habían en ella y me hice un listado de lo que REALMENTE necesitaba para ese puesto de trabajo.

Deje lo que SÍ necesitaba y todo aquello que NO lo aparte a una zona que habilité para tal fin. ¿Con que objetivo? con el objetivo de dar oportunidad al resto de compañeros de recuperar todos aquellos objetos o herramientas que yo no utilizo o creo que no es necesario para la zona pero que quizá ellos sí.

Una vez tenía en la zona de trabajo lo que realmente necesitaba, miré su utilidad y con que frecuencia se gastaba y en relación a eso lo organicé todo.

Marqué con cinta donde iba cada cosa y con la ayuda de una Dymo lo etiqueté para facilitar las cosas.

Todo esto me llevó semanas. No es algo que te pones y en un par de horas lo acabas (tambien depende del tamaño de la zona). Y los resultados que conseguí fueron totalmente satisfactorios además de muchos beneficios que paso a nombrar:

• Teníamos, por ejemplo, varios armarios con etiquetas y con este método, conseguí unificarlos todos, controlando el stock de estas de una manera más efectiva y reduciendo el coste en gran medida. Combiné esta herramienta con la metodología kanban, que explicaré en otra entrada.
• En general, tanto en los armarios como en otras zonas (bancadas, oficina...) se consigue una sensación de ORDEN y la eficiencia a la hora de trabajar es mayor. Encuentras antes las cosas y controlas stocks en general, evitando sustos innecesarios de roturas de stock.
• Reducción de estrés. Al estar todo más limpio y organizado, se reduce mucho el estrés y se consiguen mejores productividades, además, por supuesto, de un mejor estado de humor.

Esta herramienta ha sido fundamental para mi y creo que todo puesto de trabajo que se precie debería de plantearse su utilización desde el minuto 1 e implantarla en el día a día.

Te leo! Deja tu comentario si has aplicado las 5´s y si te ha sido de utilidad. 

Gracias!